A partire dal 10 Dicembre 2002, per l’invio delle pratiche si ricorre agli strumenti della trasmissione telematica o al supporto informatico e si devono sottoscrivere i documenti in formato digitale. Riferimenti di legge

Tutti i titolari di cariche o qualifiche societarie, ad esclusione degli Imprenditori Individuali (al momento).

Il D.p.r.del 4.12.1999 n. 558 e la Legge n. 340 del 09.12.2000, regolamentano e semplificano parte della disciplina in materia di Registro Imprese. Il comma 1 dell'art. 4 dispone un importante obbligo a carico delle società tenute all'iscrizione nel Registro Imprese: prevede infatti, che le imprese che devono presentare le domande di iscrizione e di deposito, e quindi anche per la presentazione del bilancio annuale di esercizio, utilizzino esclusivamente il sistema telematico o il supporto informatico. L'esattezza della trasmissione dei documenti e’ garantita dal metodo della firma digitale, strumento mediante il quale, facendo ricorso alla procedura della crittografia, si attesta con certezza la paternità, la validità e l'integrità di un documento elettronico. La firma digitale è l'equivalente informatico della tradizionale firma su carta. Per consentire il massimo della sicurezza, la firma digitale è ospitata su un supporto o Smart Card, una carta a microprocessore immodificabile, personalizzata e protetta da un codice segreto. Il dispositivo di firma ha validità tre anni, e può essere rinnovato

Il rilascio del certificato digitale può essere effettuato solamente da soggetti debitamente autorizzati da “InfoCamere”. La Docu Service,ha predisposto alcune procedure per soddisfare le esigenze della clientela, e prevede infatti tre sistemi di rilascio: 1. il richiedente può recarsi direttamente presso la nostra sede, previo appuntamento telefonico, dove potrà ottenere la generazione del certificato digitale e ritirarlo contestualmente. La procedura di identificazione del richiedente, sottoscrizione della documentazione, generazione della firma digitale e cambio del codice segreto Pin, comporta un'attesa di 20 minuti; 2. Il R.A.O. o l' I.R. provvederanno al riconoscimento del richiedente, al suo domicilio, il quale sottoscriverà il documento di richiesta in post card; in un secondo momento si provvederà alla generazione del certificato digitale, e previo appuntamento, lo consegneranno tassativamente ed esclusivamente al titolare della carta; in tutti i casi il richiedente deve disporre in un documento di riconoscimento in corso di validità e del tesserino del codice fiscale. N.b. Si richiama l'attenzione dei proprietari dei certificati di firma, sul fatto che questi dispositivi una volta generati, contengono un codice segreto Pin attribuito in forma standardizzata e quindi soggetto ad essere facilmente individuato. Risulterebbe molto pericoloso, in caso di smarrimento della Smart Card, non aver provveduto alla sua sostituzione, con uno più personale. Si consiglia di provvedere a generare un nuovo codice Pin contestualmente alla immissione in possesso del dispositivo. Per questo motivo sarebbe opportuno che il titolare ritirasse la documentazione presso i nostri uffici, in modo da provvedere subito al cambio del codice Pin. In alternativa, su richiesta, al momento della consegna al domicilio, il titolare della carta, può provvedere al cambio del codice attraverso una nostra postazione mobile. La Smart Card è personale, e una volta generata, dovrà essere consegnata esclusivamente al suo legittimo proprietario. Post-Card è una modalità gestionale che prevede una netta separazione tra la fase di Registrazione e quella di emissione e consegna della Smart Card .